Mali Müşavir Adnan Şişman'ın yazısını sizlere aktarıyoruz
ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİ, bu gün sadece Türkiye’de değil Dünyadaki tüm ülkelerde bulunan Konaklama tesislerinde muhasebe sistemi olarak uygulana gelen geleneksel yöntemlerin aksine çok yeni bir modüler sistem yaklaşımıdır...
ASMAN FİKRİNİN DOĞUŞU VE OLGUNLAŞMASI
Asman Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sistemi fikri, birden bire oluşup olgunlaşmış bir fikir değildir. Aksine uzun yıllara dayanan tecrübelerin bir bileşkesidir diyebilirim.
Bu zaman zarfında aşağıda madde madde verdiğim acabaların titizlikle düşünülmesiyle ortayaçıkmıştır;
1- Gelirlerin günlük olarak ortaya konulmasının yanında maliyetlerini de (özellikle önem arzeden yiyecek içecek maliyetleri) günlük ortaya koyabilen,
2- Cost çalışmalarını sistemin dışında değil de sistemin içine çekebilmiş,
3- Özellikle yoğun sezonda sadece cost birimlerinde değil aynı zamanda muhasebe, finans gibi mali işlerin diğer birimlerinde de zevkle tıkır tıkır çalışılan,
4- Genel müdürün her istediğinde; ister ay başından o tarihe, ister belirli iki tarih (periyot, mesela bayram vs.gibi) arası yiyecek içecek raporlarını anında Genel müdürün önüne koyabilen,
5- Ay sonu geldiğinde, aylık faaliyet raporlarını müteakip ayın en geç beşinci gününde çıkarabilen,
6- Bütçeden (herhangi bir gelir ya da gider kaleminden) bir takım olası sapmalar var ise bunu genel müdüre anında ikaz edebilen, uyarabilen sistemlerin olduğu oteller var mıdır acaba?
7- Ayrıca, düşünsenize, sezonun en güzel zamanına (Temmuz, Ağustos ayları gibi) senelik izinlerini planlayabilen ve hiç parçalı olarak kullandırılmayan,
8- İzine çıkmış personelin de (örneğin 15 gün izin yapıp), senenin yorgunluğunu atıp geldiği ve geldiğinde de izin kullandığı günlere ait işlerinin birikmediği, geldiği günden itibaren işine başladığı mali birimlerin olduğu otel işletmeleri var mıdır acaba? Hep merak etmişimdir...
9- Aylık raporlar için 10-15 gün uğraşılmayan, yarım saat, en fazla bir saat üzerinde çalışılarak, aylık faaliyet raporları ve cost raporlarının hazırlandığı oteller var mıdır acaba?.. sadece Türkiye´de değil, dünyada var mıdır acaba?
10- Mesela Cost raporlarının sistem dışında hazırlanmadığı, ay sonunda sistemden ropora döküldüğü oteller var mıdır acaba?
Hep merak etmişimdir... Var mıdır acaba?
İşte bu yukarıdaki 10 maddelik merak ettiğim soruların üzerinde düşünüp, cevap aramam, ve üzerinde önemle durmam, ASMAN’ın ortaya konulmasında en önemli etken olmuştur diyebilirim... Ancak şunu da ifade etmeliyim ki; ASMAN’ın bir fikir olarak doğup olgunlaşması 8-10 yıllık bir zaman dilimine yayılmaktadır... Daha açık bir ifadeyle, otelcilik sektöründe, zaman içerisinde muhasebe sistemlerinin tasarlanması veya yeniden yapılandırılması aşamalarında yaşadığım tecrübeler, ister istemez gelişme yönünde bazı noktalara taşıyor insanı ve bunun yanında bazı konular üzerinde yoğun bir şekilde düşünerek, daha iyi, daha kolay nasıl yapabiliriz şeklinde düşünce tarzımın oluşu da ASMAN’ ın tasarlanmasında mutlaka etken olmuştur diyebilirim..
YENİ OLAN HER ŞEYE İHTİYATLA YAKLAŞILIR
Şunu da peşinen ifade etmeliyim ki; her yeni şeye olduğu gibi ASMAN UNIFORM OTEL MUHASEBE VE FİNANS SİSTEMİ’ ne de şu an ihtiyatla yaklaşılmaktadır. Otel genel müdürleri çoğunlukla yenilikçi/reformcudurlar, statükocu olanlar daha ziyade mali birimler olduğu için ve bunun yanında alışılmış ve kanıksanmış olan bazı şeyleri değiştirmek (alışmış, kanıksamış kişiler açısından, hele bir de bunun yanında ezberlenmiş ise) çok zor ve hatta imkansız olabileceği için, bunu hiç yadırgamıyorum. Aksine yaşanacak bir süreç, kat edilecek bir yol olarak görüp çok normal karşılıyorum. Çünkü yıllar önce Lotus123 ü bırakıp Excel ile çalışmaya başlamam benim için de çok zor olmuştu... Başlayıncaya kadarmış ama... Excel’in Lotus123 e göre kullanımı çok daha kolay, kabiliyetli ve güzel olduğunu (1-2 yıl gecikmeyle de olsa) sonuçta anladım...
ASMAN’IN OTEL YÖNETİMİNE SAĞLADIĞI FAYDA.
ASMAN, Otel genel müdürlerine, başında bulundukları otelin bünyesine en uygun ve yönetimi azami destekleyecek standart muhasebe sistemini kolaylıkla oluşturabilmeleri için gerekli zemini sunar. Aynı şekilde Standart Bütçelerini de oluşturmalarına imkan tanır. Evet yanlış anlamış olamazsınız ASMAN’ı kullanarak genel müdürler bu tasarımı kolaylıkla yapabilirler. Bunun zorluğu ASMAN tasarlanırken yaşanmış ve her otelin kendine uygun tasarımı yapabilmesine olanak tanınmıştır. Ayrıca bu tasarımı yaparken mali konuları biliyor olmanız da gerekmez ama yinede benim tavsiyem (gerektiğinde) destek alınmasıdır.
ASMAN muhasebe sisteminin uygulandığı otellerde Genel Müdürler, Aylık Faaliyet Raporlarını, Yiyecek İçecek Cost raporları da -satış üniteleri bazında- dahil olacak şekilde müteakip ayın en geç 5. günü alırlar. Raporların ekran çıktılarında bütçe karşılaştırma detaylı yorumları vardır. Print-out larında ise herhangi bir yorumlama yoktur.
Genellikle Otel Genel Müdürleri, Mali birim kökenli olmadığı için, Satış ve Pazarlama, Teknik, Yatırım vs. gibi diğer konulara nazaran, mali konular genel müdürlere, faaliyet neticesinde ulaşılmış olan noktadaki durumun mali anlamda yorumlanmasının zorluğu yanında sıkıcı da gelebilir. ASMAN, dikkat edilmesi, önemsenmesi gereken en küçük detayları dahi hazır olarak Genel Müdüre belirtir ve Genel müdürleri vereceği kararlara süratle taşır.
Genellikle bütçe dönemleri bir çok otellerde sıkıntılı stresli ve telaşlı dönemlerdir. ASMAN ile sıkıntılı, stresli ve telaşlı dönemler artık geride kalmıştır. Genel Müdürler ekipleriye birlikte çok zevkli bir şekilde alt yapısı çok güçlü ve her türlü istatistiksel değerlerle bezenmiş standart bütçelerini hazırlayacaklardır.
ASMAN sisteminde gelir ve giderlerin organizasyonunun yanında Yiyecek- içecek satış maliyetleri ve diğer maliyetlerin organizasyonu da sistemin içine çekilmiştir. Ünite bazında Yiyecek İçecek satış maliyetleri günlük olarak kayıtlara geçirilir. Bu durum şu bakımdan kolaylık sağlar; Örneğin Genel Müdür sadece o güne ait maliyetlerin ne olduğunu isteyebilir, veya birkaç günün maliyetlerini görmek isteyebilir veya iki tarih arası veya aybaşından o güne kadar veya yılbaşından o güne kadar gerçekleşen maliyetleri görmek isteyebilir. Genel müdür her ne şekilde isterse istesin, arzu ettiği şekilde ve hatta satış ünitesi bazında maliyetler, anında süratle ortaya koyulur. Ay içerisinde gün begün maliyetlerin izlenmesi ve tedbir alınması açısından da önemlidir bu. Bir başka önemli nokta da şudur ki; Yiyecek İçecek departmanı satış ünitelerinde görevli personeli de çok daha ciddi çalışmaya iter bu durum. Kısaca; çok güçlü bir maliyet kontrolü...
ASMAN sisteminde stokların takibi ana ambar/ depolarla sınırlı değildir. Otel müşterilerince tüketilinceye kadar stoklar takip edilir. Dolayısıyla stoklarda verilecek olası açıkların tespiti de son derece hızlı ve kolay olmaktadır. Stok transfer kayıtlarınız güncel olduğu sürece (ki öyle olması gerekir) her an, her dakika, herhangi bir ünitede, herhangi bir Y/İ malzemesinde açık olup olmadığı konusunda kontrol edebilmeye imkan tanır. Dolayısıyla ASMAN, tüketilinceye kadar tüm stok malzemelerini her aşamada izler. Bu konuda ilgili personelin önceden bilgilendirilip bilinçlendirilmesi, olası kötü niyetli davranışları da en baştan önler... ASMAN her stok kalemini müşteriler tüketinceye kadar takip ettiği için, özellikle çalıştırdığınız barlardaki içkileri stikırlamak/damgalamak gibi absürt ve personele güvensizlik sergileyen bir uygulamaya da ihtiyacınız olmaz... ASMAN otel içerisinde malzeme hareketlerini hiçbir şekilde kısıtlamaz fakat her an kontrol edebileceği şekilde izler, takip eder... Kısaca; çok güçlü bir stok takibi...
Asman muhasebe sistemi oteldeki çalışmaları/satış sistemlerini hiçbir şekilde kısıtlamaz, örneğin; bazı Seyahat acenteleri Her şey dahil, bazıları Tam Pansiyon, Bazıları Yarım Pansiyon, bazıları oda kahvaltı ve bazıları da sadece oda (only room) şeklinde çalışmak isteyebilirler. Hatta walk-in müşterileriniz bile değişik şekillerde konaklamak isteyebilirler. Dolayısıyla ASMAN’ı uygulayarak müşterilerinize bir şekli dayatma yerine, istedikleri, arzu ettikleri şekilde konaklatabilirsiniz. Maliyetler konusunda endişe etmeyin, ASMAN’la Her şey dahil, pansiyon ve Extra maliyetleri ünite bazında ayrı ayrı hazırlanır ve raporlanır. Dolayısıyla ASMAN ile Maliyet/Fiyat karşılaştırmalı analizleri de daha kolay yapılır.
SONUÇ
Asman uniform otel muhasebe ve finans sistemini, otellerde kullanılan bütün muhasebe programlarına dizayn edebilirsiniz.
Asman uniform otel muhasebe ve finans sistemi, bir bilgisayar programı değil, adı üzerinde bir muhasebe ve finans sistemidir.
Muhasebe programları tek başına verimli olamaz. Onları verimli kılacak olan tek şey; Otel yönetimini her bakımdan destekleyebilen, iyi tasarlanmış bir Muhasebe ve Finans sistemidir.
Asman Uniform Otel Muhasebe ve Finans Sistemi’nin diğer geleneksel otel muhasebe ve finans sistemlerine göre en belirgin özelliği standardize edilmiş modüler bir sistem olmasıdır. Bir başka önemli özelliği ise tüm otellerin, bu standart sistemi uygulayarak kendi öz yapılarına uygun muhasebe standartlarını yürürlüğe koyabilmeleridir.
OTELLERDE DOĞRU, AÇIK VE NET BİR ŞEKİLDE TESPİT EDİLEMEYEN BİR DURUM ÜZERİNE İNŞAA EDİLECEK YÖNETİM STRATEJİLERİ BAŞARILI OLAMAZ. MUHASEBE PROGRAMINIZ NE OLURSA OLSUN, MUHASEBE SİSTEMİNİZ ASMAN OLSUN.
Adnan Şişman’ın konuyla ilgili daha önceki yazılarına ve yazının tamamına adnansisman.com sitesinden ulaşabilirsiniz.
This article is sourced from this page .